Project Management

En esta sección quiero explicar algunos de los proyectos que he gestionado a lo largo de mi carrera profesional de más de 20 años en proyectos de implementación de software, hardware y telecomunicaciones en ámbitos internacionales y de trasformación de los sistemas informáticos de las empresas en las que he trabajado.

De entre todos los proyectos realizados y experiencias adquiridas me gustaría destacar los siguientes: 

Dedar Milano: Como jefe del departamento de Sistemas de Información y Organización (CIO) en el Grupo Dedar y Faubourg, mi primera tarea fue crear el Departamento de Sistemas de Información y Organización desde cero. Antes de mi llegada a la empresa, había dos grupos separados, uno con los técnicos que se ocupaban de mantener los servidores y las telecomunicaciones, y el otro con los gerentes de proyecto, que supervisa a los consultores externos que están desarrollando el software principal en la empresa, un viejo ERP.

En esta situación, empecé a trabajar desarrollando tres puntos principales para el departamento: Organización, Estrategia y Metodología para crear el nuevo e innovativo departamento de Sistemas de Información, en detalle:

Organización

Creé una estructura con dos áreas principales:

Área de Aplicaciones: Esta área tiene a su cargo la función de vincular las actividades específicas de la empresa, los procesos de Business, y las aplicaciones que los respaldan e implementan. Este rol se desarrolla en dos subáreas:

  • Project Management, que gestiona las mejoras de nuestros procesos, productos y servicios, siguiendo estos pasos:
    • Demand Management, para recopilar, analizar, planificar y gestionar la demanda de la empresa con respecto a procesos, productos y servicios.
    • Portfolio Management donde se la gestionan los procesos, métodos y tecnologías utilizados para analizar y gestionar colectivamente los proyectos actuales o aquellos propuestos en futuro. En este step, los objetivos son determinar la combinación óptima de recursos para gestionar los proyectos y programar las actividades para lograr los objetivos de la organización.
    • Development, Test, Go Live & Maintenance de nuestros procesos, productos, servicios y de sus mejoras.
  • Processes & Organization, resulta crucial poseer un profundo conocimiento y una buenísima comprensión de la lógica operativa de la empresa, junto con una visión de la jerarquía organizativa de la empresa, es decir, de la relación entre los Proceso y las Personas. Para obtener esta información trabajamos de esta manera:
    • El Mapa de Aplicaciones, que nos proporciona una panorámica general de la arquitectura de las aplicaciones existente en la empresa, y determina la funcionalidad y los servicios que ofrece cada aplicación.
    • Business Process Modeling & Reengineering, para mejorar correctamente nuestros procesos de Business, he creado estructuras para gestionar dichos procesos, trabajando su planificación, documentación, implementación y distribución de los procesos de Business en la organización con el apoyo de sistema de tecnología de la información. Con el conocimiento de nuestros procesos, podemos también trabajamos en la reingeniería de dichos procesos para poder obtener una ventaja competitiva, porque quizás nuestro modo de hacer las cosas no sean el más efectivo o eficiente.

Área Técnica: Esta área participa en el crecimiento del Business a través de la Innovación Tecnológica que aporta a la empresa. Para conseguirlo trabaja en dos ámbitos:

  • Infraestructura y Telecomunicaciones, donde se define, implementa y administra una única estrategia tecnológica para la sede, las sucursales y los showrooms. Consolidando y definiendo soluciones homogéneas para todos los sistemas de información del grupo, asegurando servicios de calidad y estandarizados para todos nuestros empleados y clientes.
  • Service Desk, permite brindar un soporte global centralizado a todos nuestros colaboradores en todas nuestras ubicaciones. Para poder lograr esto nosotros:
    • Seleccionamos y coordinamos el proveedor local de IT, así como nuestros partners tecnológicos, definiendo con ellos los contratos y los SLA requeridos.
    • Monitoreando e identificando los problemas en toda el área de la compañía para realizar una comunicación proactiva a los usuarios sobre los problemas y sus posibles tiempos de resolución.

Estrategia

He definido una Estrategia para el departamento que permita, siempre, a todos nuestros usuarios la posibilidad de desarrollar su trabajo con toda la información necesaria cuando esta sea necesaria; esta Estrategia se basa en:

  • El Equipo de Sistemas de Información, con una jerarquía donde todos poseen una clara definición de sus responsabilidades y una metodología para desarrollar sus proyectos. De esta manera, el equipo sabe cuál es su propósito en el departamento.
  • Plan del Sistema de Información, donde definir nuestros pasos futuros y poder compartir esta estrategia con el Comité de Dirección.
  • Políticas de Seguridad, con el fin de crear y extender una Cultura de la Seguridad en la empresa, involucrando a los usuarios como la primera línea en la prevención de la seguridad.
  • Plan de Comunicación, para ganar la confianza de nuestros usuarios, comunicamos nuestros objetivos, desarrollos e innovaciones mediante nuestra Intranet.
  • La figura del Referente IT, que es una persona que recibe una capacitación específica en IT, facilitada por nosotros, para proporcionar un primer contacto de IT en su departamento. Esta es la forma de mejorar los conocimientos técnicos de los usuarios en la empresa.

Metodología

He implementado una Metodología de trabajo que permite recopilar las solicitudes y proporciona retroalimentación a nuestros usuarios. De esta manera, el departamento gana su confianza. Para esto usamos:

  • ITIL, para administrar nuestros servicios, mejorando la interacción con nuestros usuarios sobre solicitudes de Demand, Portfolio, Development, Testing, Go-Live y mejora continua.
  • Agile y PMBOK, para gestionar los proyectos en torno a tres ejes: la Tecnología, los Procesos y las Personas.
  • KPI, para conocer la situación real de nuestro Sistemas de Información he definido algunos KPI con el objetivo de medir tres tipos de desempeño:
    • Eficiencia y Eficiencia, donde medimos la "productividad" y el "costo" para obtener el producto.
    • Calidad, donde medimos la "conformidad" del producto respecto a lo solicitado.
    • Nivel de Servicio, donde medimos los parámetros (tiempos de respuesta y flexibilidad) respecto las maneras en que se obtiene el resultado.
  • Encuesta, donde recibimos el feedback de nuestros usuarios respecto a los Servicios ofrecidos por el Departamento de Sistemas de Información.

Con estos puntos principales - Organización, Estrategia y Metodología - implementados en nuestro departamento, pudimos lleva a cabo lo siguiente:

  • Asegurar servicios de calidad y estandarizados para todos nuestros usuarios y clientes en todo el mundo;
  • Ayudar a nuestros usuarios a seguir los caminos que conducen a las soluciones adaptadas a sus requisitos;
  • Consolidar mediante la creación de soluciones integradas en los Sistemas de Información;
  • Participar en el crecimiento del Business a través de la Innovación Tecnológica;
  • Desarrollar todos estos proyectos:
  • Digital Transformation, para compartir la información de nuestro ERP actual con:
    • Plataforma B2B dentro de nuestro sitio web, donde nuestros clientes pueden verificar el estado de sus pedidos y reservas, ver los detalles de los productos y su disponibilidad u obtener información sobre facturas, estadísticas, etc. ...
    • Aplicación para nuestro equipo de Ventas, en la que pueden administrar y seguir a sus propios clientes como en un CRM
    • E-commerce
  • Herramienta de Business Intelligence, para informes del Comité de Dirección
  • Portal de Internet para compartir el acceso a nuestras aplicaciones
  • Mejoras Técnicas, en nuestra red (LAN y WAN), en nuestros servidores y en la central telefónica.
  • Sistema de Gestión de Documentos e Intranet para compartir información entre el personal de la empresa.
  • Nuevo ERP, como líder del proyecto, soy responsable de coordinar la tarea y la relación entre los Process Owners, los usuarios, los consultores, los Project managers, los implementadores, los equipos de desarrolladores y los equipos técnicos. Los pasos para llevar a cabo este proyecto fueron:
    1. Empezamos con los macroprocesos, la clásica cadena de valor de Michael Porter, para profundizar en el mapeo de todos nuestros procesos, en su estado actual “As-Is”, con metodología SOP (standard operations procedure) y definiendo cada uno de los Owners por cada Procesos.
    2. Hemos mejorado algunos procesos, trabajando con los Process Owners, para definir el "To-Be" a implementar en el nuevo ERP.
    3. Hemos escrito los "Business Requirements" donde hemos definido las funcionalidades más importantes para desarrollar nuestro Business en nuestra empresa, un total de 1.247 requisitos.
    4. El documento "Request for Proposal" para compartir la información y la visión de nuestra compañía con 3 partners de implementación de ERP y así poder recibir sus ofertas.
    5. Hemos hecho nuestra selección de software y partner para el nuevo proyecto de ERP
    6. Hemos definido un " Contract Agreement " con el partner
    7. Hemos escrito el análisis funcional (business blueprints) para cada proceso con el propósito de implementarlo en el nuevo ERP
    8. Instalación de software e infraestructura necesaria
    9. Supervisión de la parametrización del nuevo software ERP
    10. Supervisión del desarrollo de Z-Programs e interfaces de migración de datos
    11. Supervisión de la prueba de aceptación de usuarios clave
    12. Organización de la formación para todos los usuarios
    13. Supervisión de la carga de los datos de los últimos 5 años en el nuevo ERP
    14. Estaremos listos para comenzar en el 2020

Leroy Merlin Italia: Como máximo responsable técnico en la empresa en estos últimos años he trabajado en la trasformación de la empresa de una empresa multicanal a una empresa cross-canal, en modo de garantizar la colaboración entre las áreas más importantes, es decir, las ventas (tiendas, sitio web, call center), la distribución (logística, trasporte y entrega) y la comunicación (marketing e internet) en modo de ofrecer siempre al cliente una homogeneidad y coherencia en todos los pasos de su compra en todos los posibles canales.

Dentro de toda esta dinámica de transformación del modelo del business y de reorganización de la empresa, destacaría mi trabajo en la definición e implementación de todas las soluciones técnicas necesarias para su realización. En particular en los siguientes ámbitos:

Infraestructura: Cuando empecé a trabajar en Leroy Merlin había un montón de problemas con los servidores, en especial con su gestión, su disponibilidad y los sistemas de networking WAN y LAN. Por lo que una de mis primeras tareas fue realizar los siguientes proyectos:

  • He querido empezar realizado diversos BIA (business impact analysis) sobre todos los servicios y aplicaciones de la empresa para detectar las necesidades de disponibilidad y posibles riesgos sobre todos ellos.  
  • El siguiente paso ha sido virtualizar todos los servidores, un total de 456, tanto en la sede central como en las 47 tiendas existentes en Italia, con soluciones de Vmware.
  • Para poder garantizar la máxima disponibilidad de todos nuestros sistemas, hemos creado un Cloud Privado para todos nuestros aplicativos que se encuentra ubicado en tres diferentes centros de datos. El primero en cada una de nuestras 47 tiendas, donde se encuentran los aplicativos de soporte a la venta y caja, segundo en un proveedor de data center ubicado en Milán para todos nuestros aplicativos business core italianos y finalmente en nuestra sede de Francia para los aplicativos compartidos con otras business units. Esta división de un Cloud Privado en 3 partes no tan solo nos garantiza una altísima disponibilidad para todos los aplicativos, también nos garantiza un bajo time-to-market en la implementación de nuestras aplicaciones así como una mayor facilidad en su gestión. El éxito de este proyecto ha sido posible gracias a una perfecta definición de los servicios, la gestión, las tareas, los KPI y los SLA que los diferentes proveedores externos tanto en Italia como en Francia nos ofrecen.
  • He decidido reutilizar el data center interno en nuestra sede como sitio de Disaster Recovery, donde realizamos diariamente réplicas de los aplicativos, todo ello definido dentro de nuestro plan de Business Continuity/Disaster Recovery. Además de utilizarlo como ambiente de desarrollo y Test de los nuevos aplicativos.
  • Dentro de esta dinámica de Cloud Computing he decidido utilizar algunas aplicaciones como SaaS, por ejemplo el correo electrónico y herramientas de colaboración, donde he elegido utilizar la solución Microsoft Office 365, así como nuestro sistema de nóminas con ADP y como PaaS el sitio web con Amazon AWS.

Telecomunicaciones: En el ámbito de las telecomunicaciones he tenido que garantizar una comunicación perfecta, con muy bajos round trip time y en alta redundancia entre los 3 tipos de data center ya mencionados, las 47 tiendas de Leroy Merlin Italia, nuestro Cloud Privado  externalizado en Milán y los aplicativos en la sede en Francia, lo que nos ha obligado a crear una complicada y segura red interna de comunicación, MPLS entre sede y tiendas, Lan-Link entre sede, data center externo y entre sede en Francia. Además de cara a los clientes hemos instalado sistemas de “Wi-Fi Free” para todos ellos en nuestras tiendas, de manera que puedan disfrutar de una satisfactoria experiencia en los escenarios de Web to Store o ROPO (Research Online - Purchase Offline) y M-commerce.

E-Commerce: Para el lanzamiento el sitio web como sitio e-commerce en Italia, migrando del sitio web informativo a uno e-commerce, he puesto en marcha un Cloud Hibrido conectando el sitio web en Amazon, Cloud Publico, con los servidores de producción, en el Cloud Privado, con una doble VPN a través de Internet finalizada en un Cisco ASA 5505. De esta manera hemos garantizando la disponibilidad de la información de stock, información de los productos, volumetría, aceptación de pagos, etc… en tiempo real.

Añadiré que el proyectos de implementación del Cloud Hibrido entre los servicios Cloud Publico (Amazon) donde se encuentra el sitio web y nuestro Cloud Privado dividido en 3 diferentes data center, así como el modo en que la gestión y tareas del departamento de IT se ha adaptado a trabajar con él, es decir, con un sistema business core en outsourcing nos ha hecho vencer el “Cloud Innovation Award” del Politécnico de Milano en el 2013, más información respecto a este premio en mi sitio web "Premios".

Procesos: Uno de los proyectos más interesante realizado últimamente ha sido el que he realizado con la selección e implementacion de un nuevo sistema de middleware ESB (Software AG) que nos ha permitido implementar una arquitectura SOA para con todos nuestros servicios, desarrollando web service. Pero lo más importante e útil es que hemos puesto en marcha también un sistema de BPM "Aris" (Software AG) que nos permite el mapeo, modelado, aplicar, ejecutar y monitorear todos nuestros procesos, de manera que ahora poseemos un conocimiento completo de nuestros procesos.

Supply Chain: En el ámbito Supply Chain hemos implementado un nuevo sistema de warehouse management (Manhattan Associates) para la gestión del almacén central que nos ha permitido trabajar en cross-docking con todos los productos. Mi trabajo en este ámbito se ha desarrollado en dos vertientes, la primera participando en la definición de los procesos para garantizar la disponibilidad de los producto e-commerce, en modo de utilizar todo el potencial del ESB y del BPM y la segunda como máximo responsable técnico en el deployment del nuevo sistema de warehouse management. Ahora estoy trabajando en un sistema de tracking para las ordenes de los clientes y uno de TMS (transport management system) para la gestión y optimización del transporte.

Customer Service - Call Center: En el ámbito Customer Service hemos implementado un servicio de Call Center, centralizado, para los clientes e-commerce utilizando Virtual PBX, ubicado en un proveedor de telecomunicaciones, y otro deslocalizado en las 47 tiendas de Leroy Merlin Italia usando Alcatel-Lucent OmniPCX con VoIP, para los clientes que desean hablar con las tiendas, pero siempre con acceso a sistemas de CRM centralizados. Mi trabajo en este desarrollo ha incluido desde la selección del proveedor de sistema Virtual PBX de Call Center y del software CTI e IVR (Genesys), hasta el desarrollo del sistema VoIP que sostiene el servicio. Ahora estoy trabajando en la sistema de compra vía teléfono, con un énfasis muy especial en la seguridad en el pago.

Business Intelligence: En todo lo que es el mundo de la reportistica, hemos implantado sistemas de QlikView y ahora estamos trabajando en la un nuevo data warehouse a nivel local.

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Grupo Interbus y Neo Advertising: Como máximo responsable de los Sistemas Informativos de estas dos empresas sufri, desafortunadamente, un periodo de dificultad económica debida a la fuerte crisis económica que existía en aquella epoca, y, por esta razón, mis mayores esfuerzos ha sido dirigidos hacia la gestión de los gastos en el IT. Puedo decir que en este periodo aprendí lo importante que es gestionar correctamente el presupuesto, los gastos y todas las inversiones del IT en una empresa. Pero también fue mi primera vez como director de IT y como miembro de la Junta Directiva, donde he dado mis primeros pasos en la definición de una estrategia de negocio empresarial.

Como proyectos destacaría en Grupo Interbus la implementación de sistemas de control de posición de la flota de autobuses en servicio y sistemas para la recogida en real-time de datos de viajeros a bordo de los autobuses, así como la explotación de dichos datos con sistemas de Indra. Todo esto conjuntamente con la puesta en marcha un nuevo centro de datos donde se virtualizaron todos los servidores de la empresa.

Y como proyectos en Neo Advertising destacaría los proyectos de instalación de pantallas y señalética en diversos centros comerciales así como la gestión de los contenidos emitidos en ellas. Conjuntamente con la creación de un Service Desk, desde cero, para dar soporte y resolución a todas las incidencias de los sistemas de emisión de contenidos existentes en casa de los clientes.

Europcar España: Como responsable de todas las aplicaciones y software de Europcar España, lo más importante que aprendí en esta empresa fue la manera de trabajar en un entorno internacional, una nueva concepción de cómo hacer las cosas, dado que era necesario trabajar con una perspectiva diferente de los posibles impactos en la empresa de las modificaciones o implementaciones de nuevos aplicativos, ya no tan sólo a nivel país sino también a nivel internacional.  

Como proyectos destacaría la definición e implementación con mi equipo de varios servicios web para los clientes, como por ejemplo, integración con el sistema de reservas o la factura on-line del alquiler del vehículo desde el sitio web. Todos ellos dentro de una colaboración internacional con la casa madre y el resto de Business Units. En esta dinámica de colaboración internacional destacaría también las modificaciones realizadas sobre los aplicativos compartidos con los otros países, como alquiler de vehículos o gestión y distribución de flota.

Además destacaría también la implantación de un nuevo ERP para el área de Recursos Humanos - Meta4, donde además implementamos interfaces de carga de datos provenientes de un nuevo universo creado en el data warehouse para pagar incentivos al personal de tienda en función del número de coches alquila por días, la actualización de categoría, etc...

Indra Sistemas: Como Project Manager y como Consultor tecnológico y Financiero en empresa bancarias y de trasportes en esta empresa aprendí a liderar grandes equipos de desarrollo, respetando los plazos, cuidar de los costos, gestión de las personas, etc... O en otras palabras, adquirí la capacidad de liderar un proyecto de desarrollo complejo al completo.

Destacaría mi trabajo como Responsable del proyecto “Broker On-Line de la Caja de Ahorros del Mediterráneo”, donde coordine durante casi 2 años un equipo de 25 personas que realizo un bróker on-line para la venta de renta variable y fija utilizando servicios de marca blanca de Inversis Banca.  

El Corte Ingles: Como Project Manager desarrolle la conexión entre las páginas web del sitio web para las reservas de viajes de Corte Ingles, desarrolladas en java, y los ambientes mainframe CICS e IMS.  

 

Difusió Telemàrqueting Grup: Como Project Manager trabaje en la integración de desarrollos internos para la recogida de datos con las llamadas entrantes/salientes de los clientes, utilizando tecnología TSAPI y CTI de la PBX Lucent.